POLITICA PARA MANEJO, ADMINISTRACIÓN Y
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
EN CUMPLIMIENTO DE LE LEY 1581 DE 2012 Y SU DECRETO REGLAMENTARIO 1377 DE 2013
1. PROPÓSITO.
La presente política se expide en cumplimiento
de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y normas que modifiquen o
adicionen el régimen de protección de datos personales y busca garantizar que
JUAN CAMILO VILLEGAS, en su condición
de responsable de manejo de información personal, realice el Tratamiento de la
misma en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los
derechos que a los Titulares de la información les asiste.
2. RESPONSABLE.
Razón Social: JUAN CAMILO VILLEGAS
Correo Electrónico: jvillegas@realestatecolombia.net
Teléfono: 3132674868
Área Encargada: Gerencia
3. VIGENCIA DE LA POLÍTICA.
La presente política entra en vigencia el
dieciséis (16) de mayo (05) de dos mil dieciséis (2016).
4. TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS.
En ejercicio de su objeto social, JUAN CAMILO VILLEGAS., realiza el Tratamiento de datos personales de sus empleados,
proveedores, clientes, y usuarios de sus productos, actividad que ejecuta
directamente, o por parte de mandatarios encargados de ello.
En desarrollo de los principios de finalidad y
libertad, la recolección de datos personales por parte de JUAN CAMILO VILLEGAS, se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y
adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme
a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley,
no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular. En
cumplimiento de la ley JUAN CAMILO VILLEGAS, no recolecta ni almacena
datos de niños, niñas y adolescentes.
JUAN CAMILO VILLEGAS, tiene la obligación
de mantener la confidencialidad de los datos personales objeto de Tratamiento y
sólo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y
control y autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla y permitirá
en todo momento y de manera gratuita conocer, actualizar y corregir la
información personal del Titular de conformidad con el artículo 8 de la Ley
1581 de 2012.
JUAN CAMILO VILLEGAS, recopila los Datos
Personales con fines de consulta, procesamiento y uso, con los siguientes
objetivos específicos:
a.
Realizar tareas y actividades en
cuanto a la gestión administrativa, Contables, financieros y tributarios.
b.
Comunicar a través de los canales de
correo electrónico, personal y telefónicamente las promociones, novedades,
productos y servicios relacionados con los productos y servicios ofrecidos y
comercializados por JUAN CAMILO VILLEGAS, Dicho uso se realizará
únicamente si los terceros deciden voluntariamente registrar la información y dan
su autorización expresa al respecto;
c.
Mantener continua comunicación con
nuestros clientes, proveedores y trabajadores, en el desarrollo de la relación
contractual o laboral que exista;
d.
Informar la existencia de nuevos
productos o servicios ofrecidos por la empresa;
e.
Enviar información publicitaria sobre
productos, servicios, eventos, promociones, concursos, etc., con el fin de
invitar e informar a nuestros clientes, funcionarios y aliados;
f.
Registrar información de empleados;
g.
Desarrollar el proceso de selección,
evaluación y vinculación laboral;
h.
Desarrollar el proceso de selección,
evaluación y contratación de proveedores;
i.
Dar respuesta a peticiones, derechos
y reclamos que sean recibidos por nuestra entidad;
j.
Dar respuesta a requerimientos por
parte de autoridades;
k.
Los fines indicados en la
autorización otorgada por el titular del datos;
l.
Soportar los procesos de auditoría
realizados en la empresa.
El uso, determinado por los distintos fines,
antes indicados y que incluyen el envío de información comercial y
publicitaria relacionada con los productos y/o servicios que JUAN CAMILO VILLEGAS, ofrece, podrá ejercerse a través de:
- Correos electrónicos
- Mensajes de texto (SMS)
- Llamadastelefónicas(celularesoteléfonosfijos)
- Presencial
Se entiende por Datos Personales aquella
información personal suministrada a JUAN CAMILO VILLEGAS, de cualquier
forma y a través de cualquier canal para la recepción de la misma, por los
terceros, la cual incluye, datos tales como nombres, apellidos, fecha de
nacimiento, tipo y número de documento de identidad, sexo, dirección física,
dirección de correo electrónico, teléfono fijo, teléfono celular, ciudad de
residencia, área de desempeño y número de hijos.
El Tratamiento de datos incluye la recolección,
almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión,
cesión y destrucción, en la forma permitida por la ley y se realiza con la
siguiente finalidad específica para cada caso:
a) Tratamiento de datos personales de empleados y
ex empleados: Se realiza para cumplir con las obligaciones laborales a cargo de
JUAN CAMILO VILLEGAS, tales como pagos de nómina, pagos y reportes al sistema
general de seguridad social en salud, atención de consultas, peticiones,
solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o
por sus legitimarios, o por entidades del sistema general de seguridad social
en salud a los que el Titular esté o hubiere estado vinculado.
b) Tratamiento de datos personales de Proveedores
personas naturales: Permite el cumplimiento de obligaciones contractuales a
cargo de JUAN CAMILO VILLEGAS, tales como pagos de honorarios, reportes de
pagos, reportes o interacciones que por ley o por políticas internas tiene la
obligación de realizar, atención de consultas, peticiones, solicitudes,
acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus
legitimarios.
c) Tratamiento de datos personales de Clientes
personas naturales: El Tratamiento de datos personales de Clientes que son
personas naturales, tiene el propósito de que JUAN CAMILO VILLEGAS, pueda
cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, tales como facturación,
reportes de pagos o interacciones que por ley o por políticas internas tiene
la obligación de realizar, atención de consultas, peticiones, solicitudes,
acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus
legitimarios.
d) Usuarios de Productos: El Tratamiento de estos
datos permite a JUAN CAMILO VILLEGAS, cumplir con las obligaciones a su
cargo en materia de calidad de los productos y servicios ofrecidos, para la
atención efectiva de consultas y reclamos de consumidores y como información
estadística.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES.
Los Titulares de los datos personales tienen los
siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos
personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales,
inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos
cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada
al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como
requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo
10 de la Ley 1581 de 2012.
c) Ser informado por el Responsable del
Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso
que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de
Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley
y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la
supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios,
derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión
procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado
que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas
contrarias a la Constitución y la ley.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos
personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
6. PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR
PARTE DE TITULARES.
Los Titulares de datos personales deben dirigir
sus consultas peticiones o reclamos al correo proactivecol@gmail.com.
a. Consultas: JUAN CAMILO VILLEGAS, debe atender las consultas
en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha que se
recibió la misma. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se deberá
informar al interesado expresando los motivos del retardo y la fecha en que se
atenderá la consulta en un término no mayor a cinco (5) días.
b. Reclamos: El Titular o causahabiente que consideren que la
información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección,
actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de
cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente Política,
podrá presentar un reclamo a JUAN CAMILO VILLEGAS, el cual será
tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante solicitud
dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento en
nuestras oficinas ubicadas en la Carrera 36 D No. 42 SUR- 50 CASA 81 de la
ciudad de Envigado, llamando al teléfono fijo 034-3681472 al Celular 3146732179
o al correo electrónico proactivecol@gmail.com,
donde se recibirá y radicará su solicitud con la identificación del Titular,
la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y
acompañando los documentos que se
quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, JUAN CAMILO VILLEGAS, requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la
recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses
desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información
requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se
incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en
trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2)
días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea
decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo
será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la
fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho
término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en
que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho
(8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
4. El Titular o causahabiente podrá elevar queja
ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el
trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado
del Tratamiento.
c. Revocatoria de la autorización y/o supresión
del dato:
Los Titulares podrán en todo momento solicitar
JUAN CAMILO VILLEGAS, la supresión de sus datos personales y/o revocar la
autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la
presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15
de la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y el Procedimiento indicado en
esta Política.
Si vencido el término legal respectivo,
JUAN CAMILO VILLEGAS, no hubiere eliminado los datos personales, el Titular
tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que
ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos
personales.
No obstante lo anterior, los datos personales
deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una
obligación legal o contractual.
7. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS
DATOS PERSONALES.
JUAN CAMILO VILLEGAS, sólo podrá realizar
el Tratamiento de datos personales durante el tiempo que sea razonable y
necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento,
atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los
aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la
información.
Una vez cumplida la o las finalidades del
Tratamiento o vencido el plazo máximo legal en el cual JUAN CAMILO VILLEGAS, tiene la obligación de conservar los datos personales JUAN CAMILO VILLEGAS, o el Encargado del Tratamiento procederán a la supresión de
los datos personales en su posesión.
JUAN CAMILO VILLEGAS, y los Encargados del
Tratamiento deberán documentar los procedimientos para el Tratamiento,
conservación y supresión de los datos personales de conformidad con las
disposiciones aplicables a la materia de que se trate, así como las
instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.
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